Dicas práticas para melhorar seu relacionamento empresarial

Saber comunicar-se bem é essencial para criar relacionamentos de qualquer tipo, seja por meio de redes sociais, e-mail, reuniões, ligações ou apresentações. No mundo empresarial, o relacionamento com o cliente é uma estratégia que tem por objetivo encantar e fidelizar sua persona. No entanto, ninguém gosta de ser mal interpretado. Você pode acabar criando uma imagem negativa sobre sua empresa ou seu atendimento, por exemplo. Neste artigo de hoje, sintetizei algumas dicas que podem lhe ser úteis na hora de conversar com seu cliente:

Você precisa dominar o assunto que pretende falar. É muito fácil alguém perder o interesse quando percebe que você não entende o que está dizendo de fato ou que seu interesse não é genuíno. Por isso, invista tempo estudando bem o que vai transmitir. Não se esqueça também de que devemos sempre estar em fase de aprendizado e nunca na fase final quando se trata de aprender.

Não largue simplesmente os assuntos soltos de qualquer forma. Organize sua fala. Defina a introdução, o desenvolvimento e a conclusão. É interessante criar mapas mentais sobre tudo o que vai falar. Separe em tópicos o que gostaria de dizer e defina o que é essencial e o que é complementar. Porém, evite fugir do assunto. Tempo é dinheiro e ninguém gosta de perder o seu.

Conheça com quem você está falando. É muito acolhedor e mais fácil de criar laços com alguém que você conhece. No caso de comunicação B2B, procure sobre a empresa, veja o que oferecem e o que utilizam como ferramentas de trabalho, entenda a missão, a visão e os valores, saiba também para quem eles vendem. Você vai estar um passo à frente de concorrentes quando ele notar seu interesse real.

Algo que muitas pessoas não gostam, mas que realmente ajuda, é gravar e escutar a própria voz. Leia um texto em voz alta e grave. Isso lhe dará a possibilidade de perceber onde está falhando e o que pode melhorar. Note se a velocidade com que se comunica está adequada, mas leve em consideração o contexto: se for para resumir algo, a fala mais acelerada é aceitável, porém, para uma explicação técnica, é importante uma comunicação mais lenta para que seu espectador entenda claramente. Preste atenção se possui algum vício de linguagem (por exemplo, o muito usado “tipo”) e sons de preenchimento (“ééé”, “hãã”, “hum”). Se possível, substitua-os por frases de transição, como “Voltando ao assunto”, “Vamos falar sobre”, “Da mesma forma”, “Por outro lado” e etc. Outro ponto a ser aprimorado são as pausas. O silêncio também é uma forma de comunicação. Use-o em momentos estratégicos, tanto para você poder respirar quanto para tornar o fluxo mais suave e não sair palavras atropeladas, como se fosse o ponto final ou a vírgula. Pratique bastante e falhe. Não propositalmente, mas somos humanos, cometemos erros e o ouvinte ou leitor também comete. Por isso, não tenha medo de errar, mas reconheça que errou e aprenda com isso. Ser assertivo não é ser arrogante. Lembre-se também de que as únicas pessoas que nunca falham são as que não tentam por medo. Saiba também ser flexível caso haja imprevistos e falhas não humanas, como defeito em equipamentos de comunicação. Adapte-se com o que tem ou simplesmente improvise, se for necessário. Pôr a criatividade em prática pode lhe tirar de situações embaraçosas.

O básico funciona: Observe se a pronúncia das palavras está correta, utilize palavras simples. Será mais confortável para você com o que já está familiarizado e trará objetividade na conversa. Porém, se quer aumentar o seu vocabulário, aqui vai a dica: leia muito.

A partir daqui você verá por que é importante saber com quem está falando: Lembra que eu disse para conhecer o seu ouvinte? Isso vai ser importante para saber com qual tom de voz você vai usar, seja formal ou informal, mas tenha bom senso na hora de escolher para não deixar a impressão de que está forçando intimidade. Preste atenção em sua linguagem corporal para não parecer arrogante ou desinteressado. Verifique se suas expressões faciais, gestos e olhar estão de acordo com o momento e se estão passando a imagem confiante e receptiva que você precisa. Existem algumas técnicas para prender a atenção em você, como o storytelling, por exemplo, que é o ato de criar histórias para despertar emoções, curiosidade e cativar o outro para ouvir atentamente o que você diz. Seja inteligente e use a seu favor elementos que fazem parte da rotina do ouvinte em seus exemplos para que haja sentimento de identificação. Saiba também o momento de falar, seja na hora de enviar um e-mail, fazer uma ligação, agendar uma reunião ou fazer uma visita. Pesquise anteriormente os melhores horários para tais ações e o horário de disponibilidade do outro. Pergunte e deixe-o mais confortável para escolher em sua agenda o melhor dia.

Mais importante do que falar bem, é saber ouvir melhor. Praticando a escuta ativa, você poderá encontrar projetos, “dores”, hobbies e rotinas em comum, e isso poderá ser usado para oferecer no momento oportuno a possível solução que sua empresa oferece e como isso resolverá suas dificuldades. Mas lembre-se de não interromper enquanto o outro fala. Anote mentalmente os pontos que você pretende destacar posteriormente, mas preste atenção em toda a conversa. Seja respeitoso e permita a participação de todos.

Muitas pessoas precisam apenas de ser ouvidas. Seu cliente também pode estar querendo isso. Por isso, seja empático e preste atenção também nas emoções e no seu modo de agir. Você conseguirá escolher a abordagem correta quando for sua vez de falar se souber se há raiva, tristeza ou algum outro sentimento presente. Para esses momentos, é importante também pôr em prática a inteligência emocional para que você não se deixe afetar pelo comportamento do outro e acabe respondendo de forma desrespeitosa. Caso se interesse por este assunto, o livro Inteligência Emocional, de Daniel Goleman, é fantástico e trará outra visão sobre coisas que não notamos na correria diária.

Em conclusão, a forma de realmente evoluir essas habilidades é praticando, errando e aprendendo. Sempre haverá novas oportunidades. Aceitar a falha como parte do processo de aprendizado lhe permitirá viver novas experiências e qualificar seus relacionamentos. Busque também o feedback de seus clientes para estar sempre aprimorando de forma personalizada o atendimento a cada um e valorizá-los por disponibilizar parte do seu tempo.

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